Situasi ni mesti biasa untuk sesiapa yang urus chat pelanggan setiap hari. Anda dah bagi invois, pelanggan dah kata “Ok, kejap lagi saya bayar”, tapi sampai ke malam, akaun bank masih sunyi. Esoknya, anda tengok balik chat tu, masih tak ada bukti pembayaran.
Nak tegur, tapi rasa segan. Takut pelanggan rasa kita terlalu mendesak atau “desperate” nak duit. Tapi kalau biar lama-lama, modal pusingan terganggu dan akhirnya pelanggan betul-betul lupa. Akhirnya, anda terpaksa luangkan masa berjam-jam setiap minggu hanya untuk “mengejar” bayaran satu per satu.
Auto remind customer adalah satu sistem peringatan automatik yang dihantar kepada pelanggan yang mempunyai tunggakan atau belum menjelaskan bayaran dalam tempoh yang ditetapkan. Berbeza dengan cara manual di mana anda perlu taip satu per satu mesej “Salam, dah bayar ke?”, sistem ini menggunakan whatsapp automation untuk menghantar mesej mengikut jadual yang telah ditetapkan.
Dalam konteks bisnes, ini bukan sekadar tentang “minta duit”, tetapi tentang menguruskan aliran tunai (cashflow) dengan lebih sistematik. Apabila peringatan dihantar secara konsisten dan profesional, pelanggan akan rasa bahawa bisnes anda teratur dan serius, sekaligus mengurangkan risiko hutang lapuk.
Ramai pemilik bisnes takut untuk buat peringatan bayaran sebab tak nak nampak “annoying”. Namun, hakikatnya kebanyakan pelanggan bukan sengaja tak nak bayar, tetapi mereka benar-benar lupa kerana kesibukan harian.
Berikut adalah sebab mengapa anda perlu beralih kepada sistem automatik:
Bila anda hantar mesej secara manual, ada beban emosi. Anda mungkin rasa macam mengemis atau takut pelanggan terasa hati. Bila sistem yang hantar, ia dianggap sebagai “notifikasi sistem” yang bersifat neutral. Pelanggan tidak akan rasa diserang secara peribadi.
Bayangkan anda ada 50 pelanggan yang belum bayar. Kalau satu mesej ambil masa 2 minit (termasuk cari nama dan check invois), anda dah habiskan 100 minit hanya untuk satu tugasan remeh. Dengan auto reply whatsapp yang disetkan mengikut trigger tertentu, kerja ini selesai dalam masa beberapa saat.
Peringatan yang tepat pada masanya (contohnya 1 hari sebelum tarikh akhir atau 1 hari selepas tarikh akhir) terbukti meningkatkan peratusan pelanggan membayar dengan lebih cepat berbanding menunggu mereka ingat sendiri.
Mari kita lihat bagaimana pendekatan “Soft & Professional” ini diaplikasikan mengikut fasa masa:
Tujuannya bukan untuk menagih, tetapi untuk membantu pelanggan bersedia.
* Contoh Mesej: “Hai [Nama Pelanggan], sekadar peringatan mesra bahawa invois #[Nombor] akan tamat tempoh esok. Terima kasih!”
Mesej ini lebih kepada pengesahan.
* Contoh Mesej: “Salam [Nama Pelanggan], kami dapati pembayaran untuk invois #[Nombor] belum diterima. Jika anda sudah membuat pembayaran, mohon abaikan mesej ini atau kongsikan resit dengan kami ya. Terima kasih.”
Di sini, anda perlu lebih jelas tetapi tetap profesional.
* Contoh Mesej: “Hai [Nama Pelanggan], kami masih menunggu pembayaran bagi invois #[Nombor]. Mohon jelaskan bayaran sebelum [Tarikh] untuk mengelakkan sebarang gangguan pada servis/penghantaran produk anda. Terima kasih atas kerjasama anda.”
Untuk memastikan sistem peringatan ini tidak menjadi “annoying” dan tetap mengekalkan hubungan baik dengan pelanggan, anda perlu buat tindakan berikut:
Menguruskan hutang pelanggan adalah antara bahagian paling mencabar dalam bisnes. Namun, dengan menggunakan teknologi, anda boleh menukar proses yang stres ini menjadi sesuatu yang automatik dan profesional.
Kuncinya adalah pada skrip yang lembut dan masa yang tepat. Apabila anda tidak lagi perlu mengejar pelanggan secara manual, anda boleh fokus kepada perkara yang lebih penting iaitu meningkatkan jualan dan kualiti produk.
Mulakan dengan menyusun semula skrip peringatan anda, kemudian cari alat automation WhatsApp yang sesuai untuk menguruskan proses ini tanpa perlu anda menghadap telefon 24 jam sehari.
